Elementos do documento

Magna Charta Libertatum

Característica

Suporte

Definição Técnica: Material sobre o qual as informações são registradas.

Exemplos: Fita magnética, filme de nitrato, papel.

Forma

Definição Técnica: Estágio de preparação e tramitação de documentos.

Exemplos: Original, cópia, minuta, rascunho.

Formato

Definição Técnica: Configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e com o modo como foi confeccionado.

Exemplos: Caderno, cartaz, diapositivo, folha, livro, mapa, planta, rolo de filme.

Gênero

Definição Técnica: Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.

Exemplos: Documentação audiovisual, documentação fonográfica, documentação iconográfica, documentação textual.

Espécie

Definição Técnica: Configuração que assume um documento, de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.

Exemplos: Boletim, certidão, declaração, relatório.

Tipo

Definição Técnica: Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que o gerou.

Exemplos: Boletim de ocorrência, certidão de nascimento, declaração de bens e relatório de fiscalização.

Fonte: GONÇALVES, 1998.

Quanto ao gênero

. Textuais: manuscritos, datilografados ou impressos;

. Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (plantas, mapas, perfis);

. Iconográficos: documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (fotografias, diapositivos, gravuras, desenhos);

. Filmográficos: documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento (filmes e fitas vídeo-magnéticas);

. Sonoros: documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos (discos e fitas audiomagnéticas);

. Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartão-jaqueta);

. Informáticos: documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador (disquete, disco rígido, disco óptico).

Quanto à espécie

. Atos normativos: documentos relativos à normatização das atividades;

Exemplos: lei, decreto, estatuto, portaria

. Atos enunciativos/opinativos: atos opinativos que esclarecem os assuntos visando fundamentar uma solução;

Exemplos: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório

. Atos de assentamento (registro de fatos): os configurados por registro de fatos e ocorrências;

Exemplos: ata, apostila, termo, auto de infração

. Atos comprobatórios: os que comprovam assentamentos;

Exemplos: certidão, atestado, translado

. Atos de correspondência: os que objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo;

Exemplos: carta, circular, ofício, aviso, memorando, notificação, telegrama, telex, alvará, edital

. Ato de ajuste: representados por acordo de vontade em que a Administração Federal, estadual ou municipal é parte;

Exemplos: Tratado, convênio, contrato, termos (transações, ajuste)

Fonte: Arquivologia para Concursos (teoria, legislação e questões)

Autor: Anderson Barbosa e André Malverdes